オフィスで奪われる集中力！その要因は電話？
オフィスで仕事をする際に集中力の妨げとなってしまう要因は、一つではありません。
そして、そのうちの一つが電話と言われています。皆さんは、電話によってどれだけの集中力が奪われているかご存知でしょうか？
ここで、経済産業省が実施した集中実態調査を紹介します。
ここでは、業務の約5割の時間を電話とメールに費やしているという結果が出ています。
（出典：経済産業省ウェブサイト https://www.meti.go.jp/meti_lib/report/H30FY/000196.pdf）
この時、電話とメールで共通しているのは、手元の作業を止められてしまうことです。
その結果、集中できない環境を作り出している根本的な要因である考えられます。
集中力の回復には約23分かかる！
もちろん、「電話が終わった後、再び集中すれば良い」と考える方も多いでしょう。
しかし、集中力を奪われてしまうことには大きなデメリットがあるのです。
カリフォルニア大学アーバイン校の研究結果（※）では、次のように発表されています。
集中している状態から一度注意を逸らされた場合、再び深い集中状態に至るまでに「23分」もの時間が必要である
※：UCI「The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress」https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
近年、メールやチャット等のコミュニケーションツールが普及しています。その結果、気軽に上司や同僚と会話ができるようになりました。そしてこれらのツールは、強制的に時間を奪われる事は少ないです。
そのため、集中力の妨げになることは少ないかもしれません。
しかし、オフィスの電話はいつ何時でもかかってきます。その結果、電話対応のたびに23分が奪われてしまう可能性があります。
また、電話対応そのものに費やす時間も考えると、さらに多くの時間を奪われています。
では、具体的にどうすれば、「23分のロス」を避けることができるのでしょうか。次は、集中力の妨げとなる要因を排除するための環境改善策を見ていきましょう。
「23分のロス」を避けるための改善策
日々の業務で「23分のロス」が蓄積されると、結果的に膨大な時間を失うことになります。そのロスを減らすためには、集中力が奪われる要因を排除していくことが大切です。具体的には、以下のような環境改善策が効果的です。
・メリハリによって集中しやすい環境を作る
集中力の妨げとなる要因の大半は、電話や会話といった「音」です。もしその音を遮断することができれば、より集中力を維持しやすい環境へと繋がります。とはいえ、外部の音を遮断できる環境を構築することは簡単ではありません。
一例としては、電話や会話ではなくチャットでのコミュニケーションを用いたり、そのチャットの通知表示のオフができる時間帯のルールを作ったりすることです。
業務とコミュニケーションのメリハリを付ける習慣を身につければ、より高い集中力を維持できるようになります。
・電話が鳴らなず、集中できる環境を作る
集中力を妨げ、ストレスの要因としてもっと高い電話対応！対応した電話が営業電話だとなおさらです。
最近では、自社ホームページから電話番号の記載しない企業もあります。そして、問合せはメールのみとしている企業も少なくありません。
ただ電話対応をなくすことで企業イメージを損ねるという懸念もあります。その場合は、電話代行サービスを利用することも有効な手段の一つです。そうする事で、オフィスに電話が鳴らない環境を構築できるでしょう。
電話が鳴るたびに、一人の社員の「23分」が失われるとイメージしてみてください。
電話が鳴らない環境を構築することのメリットは極めて大きいと感じます。
一人一人の貴重な「23分」を守って生産性を高めよう
今回は、電話によって奪われる集中力と、その改善方法についてご紹介しました。たった1本の電話や、ちょっとした会話で「23分」が奪われる可能性があります。これら集中力の妨げとなる要因を排除した環境を構築していくことが大切です。
業務とコミュニケーションにメリハリを付けたり、代表電話（営業電話）が鳴らない仕組みを作ったりすることで、より集中力を維持しやすいオフィス環境が構築できます。
ぜひこの機会に、オフィスの環境を見つめ直してください。
「一人一人が集中力を維持できる環境」への改善を検討してみてはいかがでしょうか。