WEBサイト等に掲載する、会社の代表電話の一次受付を代行します。
代表電話代行サービスの概要
代表電話宛の入電に対して、質問への回答又は担当部署の紹介をします。
担当部署の紹介においては、問合せの内容毎に担当できる部署を特定します。
その上で、電話転送や掛けなおし案内等、事前に決定したルールで一次対応を行ないます。
委託するメリット
代表窓口の高品質化
会社の代表電話は、会社の顔とも言えます。
代表電話を外部委託することで、プロの応対による代表電話の高品質化が可能です。
窓口の高品質化は、企業イメージの向上にも役立つでしょう。
24時間365日対応可能
会社によっては、24時間代表電話で受付する必要がある事も。
自社では負担の大きすぎる体制を、外部委託する事でリーズナブルに実現可能です。
負担軽減
よく、他の業務をしている社員が、お問合せのたびに手を止めて対応するパターンがあります。
しかしこれは、集中力を大きく損なう事になり、業務効率としては思わしくありません。
窓口業務を委託する事で担当社員の負担軽減を実現出来ます。
東京テレマーケティングの代表電話代行
一次対応による解決
まずは、電話窓口による問合せへの一次解決を試みます。
用件をヒアリングし、代表窓口にて案内可能な内容の場合は、そのまま回答します。
事前に協議したマニュアルを基に対応するため、誤った自己判断等はせず、適切な案内に終始します。
エスカレーション・部署連携
次に、代表電話だけでは解決できない問合せの場合は、担当部署へのエスカレーションとなります。
問合せの内容から、担当できる部署を特定します。ここでは、膨大な想定問合せデータから、適切な部署を選定します。
そして、事前に定めたルールに則り、転送してのエスカレーションや番号案内での掛けなおし案内をします。
応対内容は、日次・月次のレポートで報告します。
カスタマイズ可能
窓口は、お客様企業毎に運用ルールを設定し構築しています。
例えば、24時間365日の中で、好きな時間を委託することも可能です。
代表電話の他、メール、チャットなど、複数チャネルでもお任せください。
また、報告レポートや連携システムも、ご要望に合わせて構築しますので、自由度は非常に高いです。
「営業電話はお断りしたい」等、ご要望に合わせて運用ルールを決定します。
外部委託に向けて
導入スケジュール
ご発注から業務開始まで約3ヶ月頂いております。
※業務内容により、多少の前後がございますので、お気軽にご相談下さい。
委託費用
月額費用は、対応件数や内容をヒアリングの上、個別提案させていただいております。
まずは、お気軽にお問い合わせください。