OB・OG会の事務局で発生するお問合せ対応や発送業務、会員様情報の管理を代行します。
本サービスでは、事務局を担当するOB・OGや現役社員の方の負担軽減が可能です。
概要
各企業様の顧客や会員、株主に関する事務局の他、大学のOB・OG会や講習会事務局等の運用も代行致します。
電話やメールでのお問合せ窓口をはじめ、顧客情報の管理・更新、後述する新規顧客のデータ電子化や書類発送・受付の代行等トータルにサポート致します。
業務内容
- 会員様からの電話やメールなどのお問合せ対応
- 入退会処理や個人情報の更新、登録情報の管理
- 会員様へ会報誌の発送、郵送物の封入・封緘（会報誌の内容については企業様にて作成）
問合せ対応（電話・メール）
会員様からの電話・メールでのお問い合わせを対応を代行します。
入退会や会費、総会に関する御質問等、予め取り決めた案内に沿って回答します。
もちろんイレギュラー対応は、担当者様と連携する形になります。
しかし、窓口を外部に常設する事で、「いつでも繋がる」「事務局担当者の負担が減る」というメリットは大きいです。
また、コールセンターのプロが対応するため、事務局の電話品質が向上し、会員様の満足度向上にも繋がります。
各種発送・返信受付代行
会員様へ発送する文書の印刷～封入封緘、発送迄代行します。
まずは、印刷用のデータと発送対象者リストを受領します。
次に、発送する文書と発送対象者の宛名ラベルを印刷し、各宛先別に印刷物を封入します。
特に、宛先毎に発送物が違う場合は、念入りにダブルチェックの上、封緘していきます。
その後、決められた発送時期に合わせて発送致します。
総会出席連絡をハガキの返信で受付する場合は、当社に返信いただき、内容確認も可能です。
発送物例
- 定期的に発送する会報
- 総会の案内ハガキ
会員情報管理
会員の増減・情報更新に合わせて、名簿情報の管理・更新を行ないます。
お問い合わせや定期的な入退会の情報連携に合わせて、DBの情報を当社にて更新代行します。
クラウド上の連携ツール等、各社様が指定されるツールを活用可能です。
督促架電
もしも会費未払いの方が居た場合、ルールに則った形で案内の架電する事も可能です。
自社内だけでは負担が大きいかもしれませんが、予めルールを設定し外部委託することで、OB・OG会の事務局の負担を最小限にすることが出来ます。